L’AI in azienda non ha senso per chi vuole automatizzare un lavoro che fa un paio di volte al mese, e per chi riceve poche richieste perché il problema sta nel sito. Conviene aspettare anche quando manca una persona che rilegga quello che l’AI prepara. Per chi invece ha un lavoro lungo, che cambia a ogni cliente, ha senso partire da un pezzo solo.
Faccio consulenza AI e costruisco sistemi su misura per le aziende, quindi questi casi li incontro prima del preventivo, quando qualcuno mi racconta come lavora. Parto dall’ultimo, con un caso che mi è capitato.
Il caso: un processo troppo laborioso e troppo su misura
Quando mi sono trovato davanti un processo troppo laborioso e troppo su misura, ho sconsigliato di renderlo automatico. Ho consigliato di usare l’AI un pezzo alla volta, fino ad arrivare al risultato che serviva, e solo dopo di assemblare tutto insieme.
Un processo così di solito ha molti passaggi, e in quasi ogni passaggio c’è una scelta che dipende dal caso che hai davanti. Per farlo andare da solo dall’inizio alla fine bisogna prima scrivere tutte quelle scelte, comprese quelle che fai senza pensarci. È facile che qualcuna resti fuori, e la scopri quando il risultato esce sbagliato e bisogna cercare in quale punto.
Un pezzo alla volta vuol dire dare all’AI un passaggio solo e guardare cosa esce. Un pezzo può essere, ad esempio, la prima stesura di una risposta o il riassunto di una richiesta lunga: cose che controlli a colpo d’occhio. Se va bene lo tieni e passi al successivo. Se va storto lo correggi finché il risultato è quello che ti serve, e intanto il resto continui a farlo come prima. Quando i pezzi reggono uno per uno si assemblano, ed è l’ultima cosa che si fa. A quel punto colleghi passaggi che hai già visto funzionare, e se qualcosa si ferma sai in quale pezzo guardare.
Partire da un pezzo solo: come faccio io
È lo stesso modo in cui costruisco un sistema operativo AI su misura: comincio da quello che serve subito e il resto lo aggiungo dopo, un pezzo alla volta. Lo uso anch’io dal 2026. Prima di costruirmelo, due ore su tre della mia mattina se ne andavano a leggere quello che arrivava e a rispondere «controllo e ti dico». Oggi quello che arriva lo legge il sistema, che mi prepara le risposte da rileggere e mandare.
Le risposte ai clienti sono il secondo caso in cui conviene partire da un pezzo solo. A chi vuole un’AI che risponda da sola fin dal primo giorno consiglio di cominciare dalla bozza: l’AI prepara la risposta e una persona la rilegge prima di mandarla. L’ho scritto anche sulla pagina del servizio, dove dico per chi il sistema non va bene.
Sul mio è ancora così. Dal 5 settembre al 4 ottobre 2026 il sistema ha contato 287 risposte preparate, e quelle partite da sole verso un cliente sono state zero. Nello stesso periodo mi ha fatto risparmiare circa 109 ore: è una stima, fatta moltiplicando le volte in cui ha fatto una cosa per i minuti che ci avrei messo io. Sono numeri del mio lavoro, e i tuoi dipendono da quante richieste ricevi.
Un pezzo lo lascio andare da solo quando è andato bene venti volte di fila senza una correzione, e se poi sbaglia torna a chiedere a me. Vale per i lavori interni, come i controlli e il riassunto del mattino. Le risposte ai clienti e i prezzi restano a una persona.
Quando con l’AI in azienda conviene fermarsi: tre casi
Qui consiglio di aspettare, e spesso di sistemare prima un’altra cosa.
Lo fai poche volte. Quanto tempo risparmi dipende da quante volte ripeti quella cosa. Un sistema di agenti AI per aziende come quello che costruisco ha un costo di partenza, che trovi su quella pagina: se le richieste sono poche al mese, è difficile che la spesa abbia un ritorno economico. Lì di solito bastano due o tre risposte tipo salvate e un foglio tenuto in ordine, e si rifà il conto quando il lavoro aumenta.
Il problema sta prima. Se il sito non porta richieste, o le campagne portano visite che poi non scrivono, l’AI ha poco da leggere. In quel caso prima si sistema la pagina su cui arrivano le persone: ho scritto come creare una landing page efficace, e partirei da lì, per pensare all’AI quando le richieste arrivano.
Nessuno può rileggere. Nelle prime settimane serve una persona che approvi le bozze e dica cosa non va, così ogni correzione diventa una regola. Se in azienda quella persona oggi manca, conviene aspettare di averla.
Come riconoscere il tuo caso in una settimana
Serve un foglio. Scrivi il lavoro passaggio per passaggio, come lo spiegheresti a una persona appena arrivata, e segna ogni passaggio in cui ti viene da aggiungere «dipende». Se i «dipende» sono quasi a ogni riga sei nel caso del processo troppo su misura: scegli un passaggio senza «dipende», quello che ripeti più spesso, e parti da lì.
Poi per una settimana conta quante volte fai quel passaggio e quanti minuti ti prende. Moltiplicando hai il tempo che se ne va ogni settimana su quel passaggio: è il numero da mettere accanto a qualunque preventivo, compreso il mio. È lo stesso conto con cui stimo il tempo sul mio sistema, e con un cliente lo facciamo una settimana prima di partire e una dopo, così si vede cosa è cambiato. Se il totale è piccolo sei nel primo dei tre casi qui sopra, e se nella stessa settimana sono arrivate poche richieste guarda prima il sito.
Per ultimo scrivi accanto il nome di chi rileggerà quello che l’AI prepara. Se quel nome non ti viene, per adesso conviene aspettare.
Quanto costa aspettare e quanto costa farlo male
Aspettare ti costa quello che spendi già oggi: lo stesso tempo sugli stessi passaggi, e con il conto della settimana sai quanto è. Farlo male di solito costa di più, perché paghi due volte. Le automazioni le quoto a ore: un processo pieno di eccezioni vuol dire ore per costruirlo, che fatturo io, e altre ore ogni volta che un’eccezione nuova lo ferma. Con un pezzo alla volta la spesa segue il lavoro: paghi un passaggio e decidi se fare il successivo dopo aver visto se regge.
I modelli di intelligenza artificiale cambiano ogni pochi mesi e il conto delle volte e dei minuti resta quello. Quindi un «per adesso aspetto» si può rivedere fra qualche mese, rifacendo lo stesso foglio.
Se vuoi guardare il tuo caso insieme
Se dopo la settimana di conti non sai ancora in quale caso sei, la prima chiamata conoscitiva è gratuita: mi porti il foglio con i passaggi e i numeri, così capiamo insieme se conviene fermarsi o da quale pezzo partire. Se invece il pezzo lo hai già scelto, ci si lavora in consulenza AI: proviamo quel passaggio sui tuoi casi veri e decidi tu se tenerlo.
