Ciao, sono Davide Armari, consulente di digital marketing e AI. La domanda «cosa possiamo automatizzare» quasi sempre arriva al contrario: si parte da cosa lo strumento sa fare, invece che da cosa in azienda si ripete davvero.
Ti do il filtro che uso io — quattro domande — le tre famiglie di attività che rendono, e la riga oltre la quale non conviene spostarsi. Compreso l’errore che mi ha insegnato di più, che non è stato tecnico.
L’errore più costoso: automatizzare un’ipotesi sbagliata
Le automazioni che fanno danni non sono quelle che si rompono. Quelle si notano subito. Sono quelle che funzionano perfettamente su un presupposto sbagliato, e ti costruiscono una realtà finta con grande precisione.
Il mio caso: il controllo che aggiorna lo stato dei clienti decideva chi era attivo leggendo la casella di posta. Ragionevole — se non che una parte dei miei clienti non mi scrive per email, mi scrive su WhatsApp. Per il sistema quelle persone erano silenziose da mesi: uno che seguo da anni, con richieste quasi quotidiane, risultava «fornitore» con un solo scambio email.
Cosa ne ho ricavato. L’automazione non aveva un difetto: faceva esattamente quello che le avevo chiesto. Il difetto era nel mio ragionamento — avevo dato per scontato che «contatto» volesse dire «email». Il sistema ha amplificato quella convinzione su tutto l’archivio, in silenzio.
Le quattro domande da farsi prima
Da quell’episodio, prima di automatizzare qualsiasi cosa passo da queste quattro. Se anche una sola risposta è no, si lascia a mano.
1. Si ripete davvero? Almeno qualche volta a settimana. Una cosa che capita due volte l’anno costa più a costruirla che a farla.
2. Riesci a spiegarla in cinque minuti a una persona nuova? Se la risposta è «dipende, si capisce col tempo», quel «dipende» è giudizio, e il giudizio non si automatizza.
3. Se sbaglia, te ne accorgi? È la domanda che si salta sempre, ed è quella che è mancata a me. Un’automazione che sbaglia rumorosamente è un fastidio; una che sbaglia in silenzio è un problema molto più grosso.
4. La stai togliendo a qualcuno o la stai inventando? Se nessuno oggi fa quel lavoro, probabilmente non serve — e stai per crearti manutenzione invece di tempo.
Le tre famiglie che rendono davvero
I dati che qualcuno ricopia. Ogni volta che una persona prende un’informazione da un posto e la riscrive in un altro, quello è tempo recuperabile: le fatture che aggiornano il fatturato per cliente, i contatti che dal modulo del sito entrano nel gestionale già classificati. Non è spettacolare, ed è la voce che libera più ore.
I promemoria che dipendono dalla memoria. Rinnovi di dominio e hosting, clienti che non si sentono da troppo, preventivi mandati e mai richiamati. Sono soldi che si perdono per dimenticanza, non per incapacità. Nel mio sistema c’è un controllo periodico sui rinnovi e un monitoraggio dei domini che seguo: se uno sta per scadere o smette di rispondere, lo so prima del cliente.
Le bozze. Quando arriva una richiesta dal sito, il sistema prepara una risposta con dentro le informazioni giuste. Ma la manda una persona.
La riga che non si sposta
Nessuna email parte da sola verso un cliente. Bozza sì, invio no.
Non è prudenza eccessiva, è un conto: il tempo che si risparmia facendo partire le risposte in automatico è di pochi minuti al giorno. Una risposta sbagliata partita da sola verso un cliente vero costa molto di più, e non si annulla.
Sulla stessa riga stanno prezzi, trattative e reclami. Un cliente arrabbiato gestito da un sistema diventa un cliente perso e una recensione negativa.
Automatizzare il disordine lo moltiplica
Quando comincio un lavoro di questo tipo per un’azienda, il primo terzo del tempo non è automazione: è mettere ordine. Decidere qual è la fonte di verità, unire i duplicati, dare un nome uguale alle stesse cose.
Se la stessa azienda è scritta in tre modi diversi, ogni conteggio parte già sbagliato — e l’automazione non se ne accorge: elabora quello che trova, in fretta e senza segnalare niente.
È la parte che nessuno vuole pagare e l’unica che rende utile tutto il resto.
Il metodo, in cinque passi
1. Si parte da un’attività sola, la più noiosa e frequente. Non da un piano generale.
2. Si scrive come si fa oggi, passo per passo. Metà delle volte, scrivendolo, si scopre che due passaggi non servivano.
3. Si costruisce che prepari, non che esegua. All’inizio produce proposte, e una persona conferma.
4. Si guarda per qualche settimana: quante volte ha ragione, quante volte serve correggere.
5. Solo dopo, e solo dove sbagliare costa poco, si toglie la conferma manuale.
È lento di proposito, e il motivo l’ho già raccontato sopra: un controllo che faceva una cosa semplicissima ha sbagliato per settimane prima che me ne accorgessi.
Cosa fare adesso
Parti da un’attività che qualcuno nella tua azienda fa già a mano ogni settimana, e prova a scriverla passo per passo. Se non riesci a scriverla, non è pronta per essere automatizzata: è ancora giudizio.
E controlla la domanda numero tre — se sbaglia, me ne accorgo? — perché è quella che si salta sempre.
Se vuoi capire cosa ha senso automatizzare nella tua azienda e cosa no, è il lavoro della consulenza AI: si parte dai processi che hai, non da cosa si può comprare. Sui dati dei clienti ho scritto anche qui.
